Integritetspolicy för behandling av kandidaters personuppgifter

1. Definitioner

Kandidat avser varje fysisk person som ansöker/har ansökt om en tjänst hos Wallester.

Dataskyddslagstiftning avser tillämplig dataskyddslagstiftning inom EU och nationellt som Wallester omfattas av, till exempel förordning (EU) 2016/679 (allmänna dataskyddsförordningen eller GDPR).

Personuppgifter avser all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en Kandidat.

Personuppgiftsansvarig innebär den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. För den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy är Wallester personuppgiftsansvarig.

Personuppgiftsbiträde avser den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Mottagare avser en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet eller annat organ till vilken Wallester har rätt att lämna ut Personuppgifter. Se kategorierna av Mottagare i avsnitt 5 i policyn.

Behandling innebär varje åtgärd eller kombination av åtgärder som utförs avseende Personuppgifter (såsom insamling, registrering, lagring, radering, delning).

Reglerande lagstiftning avser de tillämpliga lagar som Wallester omfattas av, till exempel gällande penningtvätt, bokföring och betaltjänster.

Tredje person avser en person som kandidaten kan ha en nära relation till (exempelvis släktingar) vilket kan leda till en intressekonflikt på Wallester, samt referenspersoner (exempelvis kandidatens tidigare kollegor eller chefer).

2. Allmänt

2.1 2.3 Denna policy beskriver hur Wallester behandlar kandidaters personuppgifter. Detaljerad information om behandlingen av kandidaters personuppgifter kan även anges i jobbannonsen.

2.2 2.3 Wallester säkerställer sekretessen för personuppgifter och har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, otillåtet röjande, oavsiktlig förlust, ändring, förstöring eller all annan otillåten behandling.

2.3 2.3 Wallester anlitar personuppgiftsbiträden för behandling av personuppgifter och vidtar nödvändiga åtgärder för att säkerställa att personuppgiftsbiträdenas behandling av kandidaters personuppgifter sker i enlighet med avtal eller gällande lagstiftning, samt enligt Wallesters dokumenterade instruktioner.

3. Källa och kategorier av personuppgifter

Personuppgifter samlas in direkt från kandidaten, genom de aktiviteter som utförs och de system som kandidaten använder, samt från externa källor såsom offentliga register eller andra tredje parter (främst personuppgiftsbiträden) och tredje man. De kategorier av personuppgifter som Wallester samlar in och behandlar är:

Identifieringsuppgifter som namn, kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e‑postadress.

Yrkesrelaterade uppgifter såsom utbildning, arbetslivserfarenhet och anställningstid, yrkestitel, utbildningsintyg.

Finansiella uppgifter såsom skuldförbindelser, inkomstuppgifter, betalningsförmåga.

Uppgifter om pålitlighet såsom uppgifter om eventuella intressekonflikter, inkl. uppgifter om kandidatens affärsverksamhet, uppgifter relaterade till penningtvätt (AML), motverkande av terrorismfinansiering, finansiella sanktioner eller organiserad brottslighet.

Kommunikationsdata såsom data i meddelanden, e‑post, bilder, video- och/eller ljudinspelningar, samt andra konversationer och interaktioner som samlas in under rekryteringsprocessen och när en kandidat deltar i en anställningsintervju.

Demografiska uppgifter såsom bosättningsland, medborgarskap och rätt att arbeta i landet (Estland, Lettland eller Frankrike, beroende på den sökta tjänstens placering).

Känsliga uppgifter såsom särskilda kategorier av personuppgifter (till exempel uppgifter om hälsa) och Uppgifter om fällande domar i brottmål och överträdelser såsom uppgifter om avsaknad eller förekomst av fällande domar.

4. Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Wallester behandlar kandidatens personuppgifter i första hand för följande ändamål:

4.1 4.7 Hantering av kandidaturval för lediga tjänster

4.2 4.7 Hantering av kandidaters personuppgifter för att upprätta anställning

4.3 4.7 Lämplighetsbedömning

4.4 4.7 Hantering av kandidater för framtida jobbmöjligheter

4.5 4.7 Kandidatåterkoppling

4.6 4.7 Hantera regelefterlevnad och internrevision samt uppfylla lagstadgade skyldigheter

4.7 4.7 Fastställa, göra gällande och definiera rättsliga anspråk

5. Mottagare av personuppgifter

För att kunna genomföra rekryteringsprocessen kan Wallester dela kandidaternas personuppgifter med olika mottagare. Mottagarna är i allmänhet:

5.1 5.4 Myndigheter, såsom brottsbekämpande myndigheter, skattemyndigheter, tillsyns- och kontrollmyndigheter samt finansiella utredningsmyndigheter.

5.2 5.4 Revisorer, juridiska rådgivare och andra personuppgiftsbiträden som godkänts av Wallester (inkl. rekryteringssystem, rekryteringsbyråer).

5.3 5.4 Rättsliga och utomrättsliga tvistlösningsorgan

5.4 5.4 Personer som lämnar omdömen om kandidatens tidigare yrkeskarriär.

Wallester delar inte kandidaters personuppgifter utöver vad som är nödvändigt för det specifika ändamålet med behandlingen.

Mottagare kan behandla personuppgifterna som personuppgiftsbiträden och/eller personuppgiftsansvariga. När mottagaren behandlar kandidaternas personuppgifter för egen räkning som personuppgiftsansvarig, ansvarar mottagaren för att informera de registrerade om denna personuppgiftsbehandling.

6. Geografiskt område för behandling

6.1 6.2 Som huvudregel behandlas personuppgifter inom Europeiska unionen/Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (nedan kallat EU/EES), men de kan i vissa fall överföras till och behandlas i länder utanför EU/EES.

6.2 6.2 Överföring och behandling av personuppgifter utanför EU/EES kan ske förutsatt att det finns en rättslig grund, till exempel uppfyllande av rättsliga förpliktelser, och att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats:

• Landet utanför EU/EES där mottagaren befinner sig har en adekvat dataskyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut.
• EU:s standardavtalsklausuler eller andra godkända klausuler, uppförandekoder, certifieringar som godkänts i enlighet med GDPR.

7. Lagringstid

Dina personuppgifter lagras inte längre än vad som är nödvändigt för rekryteringsprocessen, och lagringstiden beror på syftet med behandlingen enligt följande:

• Om du inte erbjuds tjänsten sparar vi dina uppgifter i 24 månader för att lösa eventuella tvister som uppstår i samband med rekryteringsprocessen;
• Om du inte blir utvald för tjänsten sparar vi även dina uppgifter i 24 månader för att kunna kontakta dig angående andra passande lediga tjänster (förutsatt att kandidaten har gett sitt samtycke till detta), såvida inte kandidaten återkallar sitt samtycke dessförinnan.

8. Kandidaters rättigheter som registrerade och kontaktuppgifter

Enligt dataskyddslagstiftningen har Kandidaten rättigheter som registrerad avseende behandling av personuppgifter. Dessa rättigheter är:

• Få bekräftelse på huruvida kandidatens personuppgifter behandlas av Wallester och, i så fall, få tillgång till dem
• Kräva att kandidatens personuppgifter rättas om de är bristfälliga, ofullständiga eller felaktiga.
• Begära radering av kandidatens personuppgifter.
• Begränsa behandlingen av kandidatens personuppgifter.
• Invända mot behandling av kandidatens personuppgifter om behandlingen grundar sig på Wallesters berättigade intressen.
• Invända mot behandling av kandidatens personuppgifter för direktmarknadsföring
• Få ut de personuppgifter som kandidaten har tillhandahållit och som behandlas baserat på samtycke eller fullgörande av avtal i ett strukturerat, allmänt använt elektroniskt format och, där det är möjligt, överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dvs. rätten till dataportabilitet).
• Återkalla samtycket till behandling av kandidatens personuppgifter.

Svar på den registrerades begäran lämnas senast inom en månad från att begäran mottagits; vid behov kan denna period förlängas med ytterligare två månader.

Kandidaten kan utöva sina rättigheter genom att skicka en begäran till recruitment@wallester.com.

Om Kandidaten anser att behandlingen av dennes personuppgifter kränker Kandidatens rättigheter och intressen enligt dataskyddslagstiftningen, kan Kandidaten lämna in ett klagomål till Estlands dataskyddsmyndighet (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).