Polityka prywatności dotycząca przetwarzania danych osobowych kandydatów

1. Definicje

Kandydat oznacza każdą osobę fizyczną, która ubiega się lub ubiegała się o stanowisko w Wallester.

Przepisy o ochronie danych oznaczają obowiązujące unijne i krajowe przepisy dotyczące ochrony danych, którym podlega Wallester, na przykład Rozporządzenie (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych lub RODO).

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje bezpośrednio lub pośrednio dotyczące Kandydata.

Administrator Danych oznacza każdego, kto samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby Przetwarzania Danych Osobowych. W odniesieniu do Przetwarzania Danych Osobowych opisanego w niniejszej Polityce, Administratorem Danych jest Wallester.

Podmiot przetwarzający oznacza każdego, kto przetwarza Dane osobowe w imieniu Administratora danych.

Odbiorca oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny lub inny podmiot, któremu Wallester ma prawo ujawnić Dane Osobowe. Kategorie Odbiorców znajdą Państwo w sekcji 5 Polityki.

Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych (takich jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, usuwanie, udostępnianie).

Przepisy regulacyjne oznaczają obowiązujące akty prawne, którym podlega Wallester, dotyczące na przykład AML, rachunkowości oraz usług płatniczych.

Osoba trzecia oznacza osobę, z którą Kandydat może pozostawać w bliskich relacjach (np. krewni), co może prowadzić do konfliktu interesów w Wallester, a także osoby udzielające opinii (takie jak byli współpracownicy lub menedżerowie Kandydata).

2. Postanowienia ogólne

2.1 2.3 Niniejsza Polityka opisuje, w jaki sposób Wallester przetwarza dane osobowe kandydatów. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych kandydatów mogą zostać dodatkowo zawarte w ogłoszeniu o pracę.

2.2 2.3 Wallester zapewnia poufność Danych Osobowych i wdrożył środki techniczne oraz organizacyjne, aby chronić Dane Osobowe przed nieuprawnionym dostępem, bezprawnym ujawnieniem, przypadkową utratą, modyfikacją, zniszczeniem lub jakimkolwiek innym niezgodnym z prawem Przetwarzaniem.

2.3 2.3 Wallester angażuje Podmioty Przetwarzające do Przetwarzania Danych Osobowych i podejmuje niezbędne kroki, aby zapewnić, że Przetwarzanie Danych Osobowych Kandydatów przez Podmioty Przetwarzające odbywa się na podstawie umowy lub Przepisów Prawa oraz zgodnie z udokumentowanymi instrukcjami Wallester.

3. Źródło i kategorie danych osobowych

Dane Osobowe są gromadzone bezpośrednio od Kandydata, poprzez działania podejmowane przez Kandydata oraz systemy, z których korzysta, a także ze źródeł zewnętrznych, takich jak rejestry publiczne lub inne podmioty zewnętrzne (głównie Podmioty Przetwarzające) i Osoby Trzecie. Kategorie Danych Osobowych, które Wallester gromadzi i Przetwarza, to:

Dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, oraz dane kontaktowe, w tym numer telefonu i adres e‑mail.

Dane zawodowe, takie jak wykształcenie, przebieg kariery zawodowej i czas jej trwania, stanowisko, certyfikaty szkoleniowe.

Dane finansowe, takie jak zobowiązania dłużne, informacje o dochodach, wypłacalność.

Dane dotyczące wiarygodności, takie jak dane o możliwym konflikcie interesów, w tym dane o działalności gospodarczej Kandydata, dane związane z AML, przeciwdziałaniem finansowaniu terroryzmu, sankcjami finansowymi lub przestępczością zorganizowaną.

Dane komunikacyjne, takie jak dane zawarte w wiadomościach, e‑mailach, materiałach wizualnych, nagraniach wideo i/lub audio, a także innych rozmowach i interakcjach, zebrane podczas procesu rekrutacji oraz gdy Kandydat uczestniczy w rozmowie kwalifikacyjnej

Dane demograficzne, takie jak kraj zamieszkania, obywatelstwo oraz prawo do pracy w danym kraju (Estonia, Łotwa lub Francja, w zależności od lokalizacji stanowiska, na które Państwo aplikują).

Dane wrażliwe, takie jak szczególne kategorie danych osobowych (na przykład dane dotyczące zdrowia), oraz Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, takie jak dane o braku lub istnieniu wyroków skazujących.

4. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Wallester przetwarza dane osobowe kandydata przede wszystkim w następujących celach:

4.1 4.7 Zarządzanie selekcją Kandydatów na wolne stanowiska

4.2 4.7 Zarządzanie danymi osobowymi kandydata w celu nawiązania stosunku pracy

4.3 4.7 Ocena przydatności

4.4 4.7 Zarządzanie kandydatami pod kątem przyszłych możliwości zatrudnienia

4.5 4.7 Informacja zwrotna kandydata

4.6 4.7 Zarządzanie zgodnością, audyt wewnętrzny oraz wypełnianie obowiązków ustawowych

4.7 4.7 Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń prawnych

5. Odbiorcy danych osobowych

Aby móc przeprowadzić proces rekrutacji, Wallester może udostępniać Dane Osobowe Kandydatów różnym Odbiorcom. Odbiorcami tymi są zazwyczaj:

5.1 5.4 Organy, takie jak organy ścigania, organy podatkowe, organy nadzorcze i kontrolne, a także organy dochodzeniowe w sprawach finansowych

5.2 5.4 Audytorzy, doradcy prawni oraz inne podmioty przetwarzające dane osobowe zatwierdzone przez Wallester (w tym systemy zarządzania rekrutacją, agencje rekrutacyjne).

5.3 5.4 Instytucje sądowego i pozasądowego rozstrzygania sporów

5.4 5.4 Osoby udzielające opinii dotyczących dotychczasowej kariery zawodowej Kandydata

Wallester nie będzie udostępniać Danych Osobowych Kandydatów w zakresie większym, niż jest to niezbędne do określonego celu Przetwarzania.

Odbiorcy mogą przetwarzać Dane osobowe jako Podmioty przetwarzające i/lub Administratorzy danych. Gdy Odbiorca przetwarza Dane osobowe Kandydatów we własnym imieniu jako Administrator danych, Odbiorca ten ponosi odpowiedzialność za przekazanie osobom, których dane dotyczą, informacji o takim przetwarzaniu Danych osobowych.

6. Obszar geograficzny przetwarzania

6.1 6.2 Co do zasady, Dane osobowe są przetwarzane na terytorium Unii Europejskiej/Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej — UE/EOG), jednak w niektórych przypadkach mogą być przekazywane i przetwarzane w krajach poza UE/EOG.

6.2 6.2 Przekazywanie i Przetwarzanie Danych Osobowych poza UE/EOG jest możliwe pod warunkiem istnienia podstawy prawnej, na przykład realizacji obowiązków prawnych, oraz wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń:

• Kraj spoza UE/EOG, w którym znajduje się Odbiorca, zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej.
• Standardowe klauzule umowne UE lub inne zatwierdzone klauzule, kodeksy postępowania, certyfikaty zatwierdzone zgodnie z RODO.

7. Okres przechowywania

Nie będziemy przechowywać Państwa Danych osobowych dłużej, niż jest to niezbędne na potrzeby procesu rekrutacji, a okres ich przechowywania zależy od celu Przetwarzania w następujący sposób:

• Jeśli nie zostaną Państwo wybrani na to stanowisko, będziemy przechowywać Państwa dane przez 24 miesiące w celu rozwiązywania ewentualnych sporów wynikających z procesu rekrutacji;
• Jeśli nie zostaną Państwo wybrani na to stanowisko, będziemy również przechowywać Państwa dane przez 24 miesiące w celu kontaktowania się z Państwem i proponowania odpowiednich ofert pracy (pod warunkiem, że Kandydat wyraził na to zgodę), chyba że Kandydat wcześniej wycofa swoją zgodę.

8. Prawa kandydatów jako podmiotów danych oraz dane kontaktowe

Zgodnie z Przepisami o Ochronie Danych, Kandydatowi przysługują prawa osoby, której dane dotyczą, w związku z Przetwarzaniem Danych Osobowych. Należą do nich:

• Otrzymać potwierdzenie, czy Wallester przetwarza Dane Osobowe Kandydata, a jeśli tak, uzyskać do nich dostęp
• Żądać sprostowania Danych Osobowych Kandydata, jeśli są one nieadekwatne, niekompletne lub nieprawidłowe.
• Zażądać usunięcia Danych Osobowych Kandydata.
• Ograniczenie przetwarzania danych osobowych kandydata
• Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Kandydata, jeśli przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionych interesach Wallester.
• Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych Kandydata na potrzeby marketingu bezpośredniego
• Otrzymać Dane Osobowe przekazane przez Kandydata, które są Przetwarzane na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie elektronicznym, oraz, w miarę możliwości, przesłać te dane innemu Administratorowi (tj. prawo do przenoszenia danych).
• Wycofać zgodę na przetwarzanie Danych Osobowych Kandydata.

Odpowiedź na żądanie osoby, której dane dotyczą, zostanie udzielona nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania; w razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące.

Kandydat może skorzystać ze swoich praw, przesyłając odpowiedni wniosek na adres recruitment@wallester.com.

Jeśli Kandydat uzna, że Przetwarzanie Danych Osobowych Kandydata narusza jego prawa i interesy wynikające z Przepisów o Ochronie Danych, może złożyć skargę do Estońskiego Urzędu Ochrony Danych (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).