Privacybeleid voor de verwerking van persoonsge­gevens van kandidaten

1. Definities

Kandidaat betekent elke natuurlijke persoon die solliciteert/heeft gesolliciteerd naar een functie bij Wallester.

Wetgeving inzake gegevensbescherming betekent de toepasselijke EU- en nationale wetgeving inzake gegevensbescherming waaraan Wallester is onderworpen, bijvoorbeeld Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming of de AVG).

Persoonsgegevens betekent alle informatie die direct of indirect betrekking heeft op een Kandidaat.

Verwerkingsverantwoordelijke betekent eenieder die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt. Voor de Verwerking van Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Beleid, is Wallester de Verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker betekent iedereen die Persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke.

Ontvanger betekent een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie of ander orgaan aan wie Wallester gerechtigd is Persoonsgegevens te verstrekken. Zie de categorieën van Ontvangers in sectie 5 van het Beleid.

Verwerking betekent elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens (zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, wissen, delen).

Regelgeving betekent de toepasselijke wettelijke bepalingen waaraan Wallester is onderworpen, bijvoorbeeld met betrekking tot de bestrijding van witwassen, boekhouding en betalingsdiensten.

Derde Persoon betekent een persoon met wie de Kandidaat een nauwe relatie kan hebben (zoals familieleden) die kan leiden tot een belangenconflict bij Wallester, evenals feedbackgevers (zoals voormalige collega’s of managers van de Kandidaat).

2. Algemeen

2.1 2.3 Dit Beleid beschrijft hoe Wallester Persoonsgegevens van Kandidaten verwerkt. Daarnaast kan de vacature gedetailleerde informatie bevatten over de verwerking van Persoonsgegevens van Kandidaten.

2.2 2.3 Wallester waarborgt de vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens en heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om Persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, onrechtmatige openbaarmaking, onopzettelijk verlies, wijziging, vernietiging of enige andere onrechtmatige Verwerking.

2.3 2.3 Wallester schakelt gegevensverwerkers in voor de verwerking van persoonsgegevens en neemt de vereiste maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten door gegevensverwerkers plaatsvindt op basis van een overeenkomst of wet- en regelgeving, en in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van Wallester.

3. Bron en categorieën van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden rechtstreeks van een Kandidaat verzameld, via de door de Kandidaat uitgevoerde activiteiten en gebruikte systemen, evenals uit externe bronnen zoals openbare registers of andere derde partijen (voornamelijk Gegevensverwerkers) en Derde Personen. De categorieën Persoonsgegevens die Wallester verzamelt en Verwerkt, zijn:

Identificatiegegevens zoals naam, contactgegevens zoals telefoonnummer en e‑mailadres.

Professionele gegevens zoals opleiding, werkervaring en de duur daarvan, functietitel, trainingscertificaten.

Financiële gegevens zoals schuldverplichtingen, inkomensindicatie, solvabiliteit.

Gegevens over betrouwbaarheid zoals gegevens over mogelijke belangenverstrengeling, incl. gegevens over de zakelijke activiteiten van de Kandidaat, gegevens met betrekking tot AML, de bestrijding van terrorismefinanciering, financiële sancties of georganiseerde misdaad.

Communicatiegegevens zoals de gegevens in berichten, e‑mails, beeldmateriaal, video- en/of audio-opnamen, evenals andere gesprekken en interacties die zijn verzameld tijdens het wervingsproces en wanneer een Kandidaat deelneemt aan een sollicitatiegesprek.

Demografische gegevens zoals land van verblijf, nationaliteit en het recht om in het land te werken (Estland, Letland of Frankrijk, afhankelijk van de locatie van de functie waarop u solliciteert).

Gevoelige gegevens zoals bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bijvoorbeeld gegevens over gezondheid) en Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten zoals gegevens over de afwezigheid of het bestaan van strafrechtelijke veroordelingen.

4. Doel en rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens

Wallester verwerkt Persoonsgegevens van de Kandidaat voornamelijk voor de volgende doeleinden:

4.1 4.7 Beheer van kandidaatselectie voor vacatures

4.2 4.7 Beheer van persoonsgegevens van kandidaten voor het aangaan van een dienstverband

4.3 4.7 Geschiktheidsbeoordeling

4.4 4.7 Kandidaten beheren voor toekomstige vacatures

4.5 4.7 Feedback van kandidaten

4.6 4.7 Compliancebeheer, interne audits en het nakomen van wettelijke verplichtingen

4.7 4.7 Instellen, uitoefenen en vaststellen van rechtsvorderingen

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Om het wervingsproces te kunnen uitvoeren, kan Wallester de Persoonsgegevens van de Kandidaten delen met verschillende Ontvangers. De Ontvangers zijn over het algemeen:

5.1 5.4 Autoriteiten, zoals rechtshandhavingsinstanties, belastingautoriteiten, toezichthoudende en controlerende instanties, evenals financiële opsporingsinstanties.

5.2 5.4 Auditors, juridisch adviseurs en andere door Wallester goedgekeurde verwerkers van persoonsgegevens (incl. wervingsbeheersystemen, wervingsbureaus).

5.3 5.4 Gerechtelijke en buitengerechtelijke instanties voor geschillenbeslechting

5.4 5.4 Verstrekkers van feedback over de eerdere professionele loopbaan van de Kandidaat.

Wallester deelt Persoonsgegevens van Kandidaten niet meer dan noodzakelijk is voor het specifieke doel van de Verwerking.

Ontvangers kunnen de Persoonsgegevens verwerken als Verwerkers en/of als Verwerkingsverantwoordelijken. Wanneer de Ontvanger de Persoonsgegevens van Kandidaten voor eigen doeleinden verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke, is de Ontvanger verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie aan betrokkenen over deze verwerking van Persoonsgegevens.

6. Geografisch gebied van verwerking

6.1 6.2 In de regel worden Persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Unie/Europese Economische Ruimte (hierna — EU/EER), maar in sommige gevallen kunnen deze worden doorgegeven aan en verwerkt in landen buiten de EU/EER.

6.2 6.2 De doorgifte en verwerking van persoonsgegevens buiten de EU/EER kan plaatsvinden mits hiervoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals het voldoen aan wettelijke verplichtingen, en er passende waarborgen zijn getroffen:

• Het land buiten de EU/EER waar de Ontvanger is gevestigd, biedt een passend niveau van gegevensbescherming, zoals vastgesteld door de Europese Commissie.
• De EU-standaardcontractbepalingen of andere goedgekeurde bepalingen, gedragscodes of certificeringen die zijn goedgekeurd conform de AVG.

7. Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en de bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking, als volgt:

• Als u niet voor de functie wordt geselecteerd, bewaren wij uw gegevens 24 maanden om mogelijke geschillen die voortvloeien uit het wervingsproces op te lossen;
• Als u niet wordt geselecteerd voor de functie, bewaren wij uw gegevens gedurende 24 maanden om u geschikte vacatures te kunnen aanbieden (mits de Kandidaat hiervoor toestemming heeft gegeven), tenzij de Kandidaat deze toestemming eerder intrekt.

8. Rechten van kandidaten als betrokkenen en contactgegevens

Op grond van de Wetgeving inzake gegevensbescherming heeft de Kandidaat de rechten van een betrokkene met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens. Deze rechten zijn:

• Bevestiging ontvangen of de Persoonsgegevens van de Kandidaat door Wallester worden Verwerkt en, zo ja, deze in te zien.
• Eisen dat de persoonsgegevens van de kandidaat worden gecorrigeerd als deze ontoereikend, onvolledig of onjuist zijn.
• Verwijdering van de Persoonsgegevens van de Kandidaat eisen.
• De verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaat beperken.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaat indien de verwerking is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van Wallester.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaat voor direct marketing
• De Persoonsgegevens die door de Kandidaat zijn verstrekt en worden Verwerkt op basis van toestemming of de uitvoering van een overeenkomst, in een gestructureerd, gangbaar elektronisch formaat ontvangen en, waar mogelijk, deze gegevens overdragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke (d.w.z. het recht op dataportabiliteit).
• De toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens van de kandidaat intrekken

Het antwoord op het verzoek van de betrokkene wordt uiterlijk binnen één maand na ontvangst verstrekt; indien nodig kan deze termijn met nog twee maanden worden verlengd.

De Kandidaat kan zijn rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar recruitment@wallester.com.

Indien de Kandidaat van mening is dat de Verwerking van de Persoonsgegevens van de Kandidaat inbreuk maakt op de rechten en belangen van de Kandidaat op grond van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming, kan de Kandidaat een klacht indienen bij de Estse Gegevensbeschermingsautoriteit (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).