Personvern­erklæring for behandling av kandidaters personopplys­ninger

1. Definisjoner

Kandidat betyr enhver fysisk person som søker eller har søkt på en stilling hos Wallester.

Personvernlovgivning betyr gjeldende EU- og nasjonal personvernlovgivning som Wallester er underlagt, for eksempel forordning (EU) 2016/679 (personvernforordningen eller GDPR).

Personopplysninger betyr all informasjon som direkte eller indirekte er knyttet til en kandidat.

Behandlingsansvarlig betyr den som alene eller sammen med andre bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysninger. For behandlingen av personopplysninger beskrevet i disse retningslinjene, er Wallester behandlingsansvarlig.

Databehandler betyr enhver som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

Mottaker betyr en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet eller annet organ som Wallester har rett til å utlevere personopplysninger til. Se kategoriene av mottakere i punkt 5 i retningslinjene.

Behandling betyr enhver operasjon eller rekke av operasjoner som utføres med personopplysninger (som innsamling, registrering, lagring, sletting, deling).

Regulatorisk lovgivning betyr de gjeldende lovene som Wallester er underlagt, for eksempel knyttet til tiltak mot hvitvasking, bokføring og betalingstjenester.

Tredjeperson betyr en person kandidaten kan ha nære relasjoner til (for eksempel slektninger) som kan føre til interessekonflikter hos Wallester, samt personer som gir tilbakemelding (for eksempel kandidatens tidligere kolleger eller ledere).

2. Generelt

2.1 2.3 Denne retningslinjen beskriver hvordan Wallester behandler personopplysninger om kandidater. Detaljert informasjon om behandlingen av kandidaters personopplysninger kan også være beskrevet i stillingsannonsen.

2.2 2.3 Wallester sikrer konfidensialiteten til personopplysninger og har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, ulovlig utlevering, utilsiktet tap, endring, ødeleggelse eller annen ulovlig behandling.

2.3 2.3 Wallester benytter databehandlere til behandling av personopplysninger og iverksetter nødvendige tiltak for å sikre at behandling av kandidatenes personopplysninger utført av databehandlere skjer i henhold til kontrakt eller gjeldende lovverk, og i samsvar med dokumenterte instruksjoner fra Wallester.

3. Kilde og kategorier av personopplys­ninger

Personopplysninger samles inn direkte fra kandidaten, gjennom kandidatens aktiviteter og systembruk, samt fra eksterne kilder som offentlige registre, andre tredjeparter (hovedsakelig databehandlere) og tredjepersoner. Wallester samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger:

Identifikasjonsopplysninger som navn, kontaktdetaljer som telefonnummer og e‑postadresse

Yrkesrelaterte opplysninger som utdanning, arbeidserfaring og varighet, stillingstittel, kursbevis.

Finansielle opplysninger som gjeldsforpliktelser, indikasjon på inntekt, betalingsevne.

Opplysninger om pålitelighet som opplysninger om mulige interessekonflikter, inkl. opplysninger om kandidatens forretningsvirksomhet, opplysninger knyttet til AML, bekjempelse av terrorfinansiering eller økonomiske sanksjoner eller organisert kriminalitet.

Kommunikasjonsdata som data i meldinger, e‑poster, bilder, video- og/eller lydopptak, samt andre samtaler og interaksjoner som samles inn under rekrutteringsprosessen og når en kandidat deltar på et jobbintervju.

Demografiske data som bostedsland, statsborgerskap og rett til å arbeide i landet (Estland, Latvia eller Frankrike, avhengig av arbeidsstedet for stillingen du søker på).

Sensitive opplysninger som særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel opplysninger om helse) og opplysninger om straffedommer og lovovertredelser som opplysninger om fravær eller forekomst av straffedommer.

4. Formål og rettslig grunnlag for behandling av personopplys­ninger

Wallester behandler kandidatens personopplysninger primært for følgende formål:

4.1 4.7 Håndtering av kandidatutvelgelse til ledige stillinger

4.2 4.7 Behandling av kandidaters personopplysninger for å inngå ansettelsesforhold

4.3 4.7 Egnethetsvurdering

4.4 4.7 Håndtering av kandidater for fremtidige jobbmuligheter

4.5 4.7 Kandidattilbakemelding

4.6 4.7 Håndtering av etterlevelse, internrevisjon og oppfyllelse av lovpålagte plikter

4.7 4.7 Fastsette, utøve og definere rettskrav

5. Mottakere av personopplys­ninger

For å kunne gjennomføre rekrutteringsprosessen, kan Wallester dele kandidatenes personopplysninger med ulike mottakere. Mottakerne er generelt:

5.1 5.4 Myndigheter, slik som rettshåndhevende myndigheter, skattemyndigheter, tilsyns- og kontrollmyndigheter, samt økonomiske etterforskningsmyndigheter.

5.2 5.4 Revisorer, juridiske rådgivere og andre databehandlere av personopplysninger godkjent av Wallester (inkl. rekrutteringssystemer, rekrutteringsbyråer).

5.3 5.4 Rettslige og utenrettslige tvisteløsningsorganer

5.4 5.4 Personer som gir tilbakemelding vedrørende kandidatens tidligere yrkeskarriere

Wallester vil ikke dele kandidatenes personopplysninger mer enn nødvendig for det spesifikke formålet med behandlingen.

Mottakere kan behandle personopplysningene som databehandlere og/eller som behandlingsansvarlige. Når mottakeren behandler kandidatenes personopplysninger på egne vegne som behandlingsansvarlig, er mottakeren ansvarlig for å gi informasjon til de registrerte om denne behandlingen av personopplysninger.

6. Geografisk område for behandling

6.1 6.2 Som hovedregel behandles personopplysninger innenfor Den europeiske union / Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (heretter — EU/EØS), men kan i enkelte tilfeller overføres til og behandles i land utenfor EU/EØS.

6.2 6.2 Overføring og behandling av personopplysninger utenfor EU/EØS kan skje forutsatt at det foreligger et rettslig grunnlag, for eksempel oppfyllelse av rettslige forpliktelser, og at passende garantier er på plass:

• Landet utenfor EU/EØS der Mottakeren befinner seg, har et tilstrekkelig nivå av databeskyttelse, som besluttet av EU-kommisjonen.
• EUs standardklausuler eller andre godkjente klausuler, atferdsnormer, sertifiseringer godkjent i henhold til GDPR.

7. Oppbevaringstid

Dine personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for rekrutteringsprosessen, og oppbevaringstiden avhenger av formålet med behandlingen som følger:

• Hvis du ikke blir valgt til stillingen, lagrer vi opplysningene dine i 24 måneder for å løse eventuelle tvister som oppstår i forbindelse med rekrutteringsprosessen;
• Hvis du ikke får stillingen, lagrer vi opplysningene dine i 24 måneder for å kunne kontakte deg med tilbud om andre passende stillinger (forutsatt at du har samtykket til dette), med mindre du trekker tilbake samtykket før den tid.

8. Kandidaters rettigheter som registrerte og kontaktinforma­sjon

I henhold til personvernlovgivningen har kandidaten rettigheter som registrert ved behandling av personopplysninger. Disse rettighetene er:

• Motta bekreftelse på om Wallester behandler kandidatens personopplysninger, og i så fall få innsyn i dem.
• Kreve at kandidatens personopplysninger rettes dersom de er mangelfulle, ufullstendige eller uriktige.
• Kreve sletting av kandidatens personopplysninger.
• Begrense behandlingen av kandidatens personopplysninger
• Protestere mot behandling av kandidatens personopplysninger dersom behandlingen er basert på Wallesters berettigede interesser.
• Protestere mot behandling av kandidatens personopplysninger for direkte markedsføring
• Motta personopplysningene som kandidaten har oppgitt og som behandles basert på samtykke eller oppfyllelse av en avtale, i et strukturert og alminnelig anvendt elektronisk format, og der det er mulig, overføre disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig (dvs. rett til dataportabilitet).
• Trekke tilbake samtykket til å behandle kandidatens personopplysninger.

Svar på den registrertes forespørsel gis senest innen én måned etter mottak. Ved behov kan denne fristen forlenges med ytterligere to måneder.

Kandidaten kan utøve sine rettigheter ved å sende en forespørsel til recruitment@wallester.com.

Dersom Kandidaten mener at behandlingen av Kandidatens personopplysninger krenker Kandidatens rettigheter og interesser i henhold til personvernlovgivningen, kan Kandidaten sende inn en klage til det estiske datatilsynet (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).