Persónuverndar­stefna um vinnslu persónuupplýs­inga umsækjenda

1. Skilgreiningar

Umsækjandi merkir hvern þann einstakling sem sækir um eða hefur sótt um starf hjá Wallester.

Persónuverndarlöggjöf merkir gildandi persónuverndarlöggjöf ESB og landslög sem Wallester er bundið af, til dæmis reglugerð (ESB) 2016/679 (almenna persónuverndarreglugerðin eða GDPR).

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar sem tengjast umsækjanda beint eða óbeint.

Ábyrgðaraðili merkir hvern þann sem ákveður, einn eða í samvinnu við aðra, tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga. Fyrir þá vinnslu persónuupplýsinga sem lýst er í þessari stefnu er Wallester ábyrgðaraðili.

Vinnsluaðili merkir hvern þann sem vinnur persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila.

Viðtakandi merkir einstakling eða lögaðila, stjórnvald eða annan aðila sem Wallester er heimilt að miðla persónuupplýsingum til. Sjá flokka viðtakenda í 5. hluta stefnunnar.

Vinnsla merkir sérhverja aðgerð eða röð aðgerða sem framkvæmd er á persónuupplýsingum (svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, eyðingu, miðlun).

Regluverk merkir þau gildandi lög og reglur sem Wallester er bundið af, til dæmis varðandi varnir gegn peningaþvætti, bókhald og greiðsluþjónustu.

Þriðji aðili merkir einstakling sem umsækjandi gæti verið í nánum tengslum við (svo sem ættingja) sem geta leitt til hagsmunaárekstra hjá Wallester, sem og umsagnaraðila (svo sem fyrrverandi samstarfsfólk eða stjórnendur umsækjanda).

2. Almennt

2.1 2.3 Þessi stefna lýsir því hvernig Wallester vinnur með persónuupplýsingar umsækjenda. Ítarlegri upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga umsækjenda gætu einnig komið fram í atvinnuauglýsingum.

2.2 2.3 Wallester tryggir trúnað um persónuupplýsingar og hefur innleitt tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, ólögmætri miðlun, óviljandi tapi, breytingum, eyðileggingu eða annarri ólögmætri vinnslu.

2.3 2.3 Wallester felur vinnsluaðilum vinnslu persónuupplýsinga og gerir nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja að vinnsla þeirra á persónuupplýsingum umsækjenda fari fram á grundvelli samnings eða gildandi löggjafar og samkvæmt skjalfestum fyrirmælum Wallester

3. Uppruni og flokkar persónuupplýsinga

Persónuupplýsingum er safnað beint frá umsækjanda, í gegnum þær aðgerðir sem hann framkvæmir og þau kerfi sem hann notar, sem og úr ytri heimildum á borð við opinberar skrár eða frá öðrum þriðju aðilum (aðallega vinnsluaðilum) og þriðju mönnum. Flokkar persónuupplýsinga sem Wallester safnar og vinnur með eru:

Auðkennisupplýsingar svo sem nafn, samskiptaupplýsingar á borð við símanúmer og netfang.

Faglegar upplýsingar svo sem menntun, starfsferill og starfstími, starfsheiti, þjálfunarvottorð.

Fjárhagsupplýsingar svo sem skuldbindingar, upplýsingar um tekjur og greiðslugeta.

Upplýsingar um áreiðanleika svo sem upplýsingar um mögulega hagsmunaárekstra, þ.m.t. upplýsingar um viðskiptastarfsemi umsækjanda, upplýsingar tengdar vörnum gegn peningaþvætti (AML), fjármögnun hryðjuverka, fjárhagslegum refsiaðgerðum eða skipulagðri glæpastarfsemi.

Samskiptagögn á borð við gögn í skilaboðum, tölvupóstum, myndum, myndbands- og/eða hljóðupptökum, ásamt öðrum samræðum og samskiptum sem safnað er í ráðningarferlinu og þegar umsækjandi tekur þátt í atvinnuviðtali.

Lýðfræðilegar upplýsingar eins og búsetuland, ríkisfang og réttur til að starfa í landinu (Eistlandi, Lettlandi eða Frakklandi, háð staðsetningu starfsins sem sótt er um).

Viðkvæm gögn svo sem sérstakir flokkar persónuupplýsinga (til dæmis upplýsingar um heilsufar) og upplýsingar um sakfellingar í refsimálum og afbrot svo sem upplýsingar um hvort sakfellingar séu til staðar eða ekki.

4. Tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu persónuupplýsinga

Wallester vinnur persónuupplýsingar umsækjanda fyrst og fremst í eftirfarandi tilgangi:

4.1 4.7 Umsjón með vali á umsækjendum í laus störf

4.2 4.7 Meðhöndlun persónuupplýsinga umsækjenda til að stofna til ráðningar

4.3 4.7 Hæfnismat

4.4 4.7 Umsýsla umsækjenda vegna framtíðarstarfa

4.5 4.7 Endurgjöf umsækjanda

4.6 4.7 Umsjón með fylgni, innri endurskoðun og uppfylling lögbundinna skyldna

4.7 4.7 Stofnun, framkvæmd og skilgreining réttarkrafna

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Til að geta sinnt ráðningarferlinu kann Wallester að miðla persónuupplýsingum umsækjenda til ýmissa viðtakenda. Viðtakendurnir eru almennt:

5.1 5.4 Yfirvöld, svo sem löggæsluyfirvöld, skattyfirvöld, eftirlits- og stjórnvaldsstofnanir, sem og fjármálarannsóknaryfirvöld.

5.2 5.4 Endurskoðendur, lögfræðiráðgjafar og aðrir vinnsluaðilar persónuupplýsinga sem Wallester hefur samþykkt (þ.m.t. ráðningarkerfi og ráðningarstofur).

5.3 5.4 Stofnanir sem sinna úrlausn ágreiningsmála innan og utan dómstóla

5.4 5.4 Umsagnaraðilar um fyrri starfsferil umsækjanda

Wallester mun ekki miðla persónuupplýsingum umsækjenda umfram það sem nauðsynlegt er fyrir tiltekinn tilgang vinnslunnar.

Viðtakendur kunna að vinna með persónuupplýsingarnar sem vinnsluaðilar og/eða ábyrgðaraðilar. Þegar viðtakandinn vinnur með persónuupplýsingar umsækjenda fyrir eigin hönd sem ábyrgðaraðili, ber viðtakandinn ábyrgð á að veita skráðum einstaklingum upplýsingar um slíka vinnslu persónuupplýsinga.

6. Landfræðilegt svæði vinnslu

6.1 6.2 Sem meginregla eru persónuupplýsingar unnar innan Evrópusambandsins/Evrópska efnahagssvæðisins (hér eftir — ESB/EES), en í sumum tilvikum geta þær verið fluttar til og unnar í löndum utan ESB/EES.

6.2 6.2 Miðlun og vinnsla persónuupplýsinga utan ESB/EES getur farið fram að því tilskildu að lögmætur grundvöllur sé fyrir hendi, til dæmis uppfylling lagaskyldu, og að viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar:

• Landið utan ESB/EES þar sem viðtakandinn er staðsettur tryggir nægilega persónuvernd samkvæmt ákvörðun framkvæmdastjórnar ESB.
• Staðlaðir samningsskilmálar ESB eða aðrir samþykktir skilmálar, hátternisreglur eða vottanir sem samþykkt eru í samræmi við GDPR.

7. Varðveislutími

Persónuupplýsingar þínar verða ekki geymdar lengur en nauðsynlegt er fyrir ráðningarferlið og fer varðveislutíminn eftir tilgangi vinnslunnar sem hér segir:

• Ef þú verður ekki fyrir valinu í starfið, þá geymum við gögnin þín í 24 mánuði til að leysa úr hugsanlegum ágreiningi sem kann að rísa vegna ráðningarferlisins;
• Ef þú verður ekki fyrir valinu í starfið geymum við gögnin þín í 24 mánuði til að geta haft samband og boðið þér önnur viðeigandi störf (að því tilskildu að umsækjandinn hafi veitt samþykki fyrir því), nema umsækjandinn dragi samþykki sitt til baka fyrir þann tíma.

8. Réttindi umsækjenda sem skráðra einstaklinga og samskiptaupplýs­ingar

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hefur umsækjandi réttindi sem skráður einstaklingur varðandi vinnslu persónuupplýsinga. Þessi réttindi eru:

• Fá staðfestingu á því hvort Wallester vinni með persónuupplýsingar umsækjanda og, ef svo er, fá aðgang að þeim.
• Krefjast þess að persónuupplýsingar umsækjanda séu leiðréttar ef þær eru ófullnægjandi, ófullkomnar eða rangar.
• Krefjast eyðingar á persónuupplýsingum umsækjanda.
• Takmarka vinnslu persónuupplýsinga umsækjanda.
• Mótmæla vinnslu persónuupplýsinga umsækjanda ef vinnslan byggist á lögmætum hagsmunum Wallester.
• Andmæla vinnslu persónuupplýsinga umsækjanda til beinnar markaðssetningar
• Fá afhentar persónuupplýsingar sem umsækjandi hefur látið í té og unnið er með á grundvelli samþykkis eða efnda á samningi, á skipulegu, algengu rafrænu sniði og, þar sem því verður við komið, flytja slík gögn til annars ábyrgðaraðila (þ.e. réttur til flutnings eigin gagna).
• Afturkalla samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga umsækjanda

Svar við beiðni hins skráða verður veitt í síðasta lagi innan eins mánaðar frá móttöku hennar; ef þörf krefur má framlengja þennan frest um tvo mánuði til viðbótar.

Umsækjandinn getur nýtt sér réttindi sín með því að senda viðeigandi beiðni á recruitment@wallester.com.

Ef umsækjandi telur að vinnsla persónuupplýsinga hans brjóti gegn réttindum og hagsmunum hans samkvæmt persónuverndarlöggjöf, getur hann lagt fram kvörtun hjá persónuverndarstofnun Eistlands (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).