Politique de confidentialité relative au traitement des données personnelles des candidats

1. Définitions

Candidat désigne toute personne physique qui postule ou a postulé pour un poste chez Wallester.

Législation sur la protection des données désigne la législation européenne et nationale applicable en matière de protection des données à laquelle Wallester est soumise, par exemple le Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données ou RGPD).

Données personnelles désigne toute information se rapportant directement ou indirectement à un Candidat.

Responsable du traitement désigne toute personne qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles. Pour le traitement des données personnelles décrit dans la présente Politique, Wallester est le Responsable du traitement.

Sous-traitant désigne toute personne qui traite des Données Personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.

Destinataire désigne une personne physique ou morale, une autorité publique ou tout autre organisme auquel Wallester est en droit de communiquer des Données Personnelles. Voir les catégories de Destinataires à la Section 5 de la Politique.

Traitement désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées sur des Données personnelles (telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’effacement, le partage).

Législation réglementaire désigne les actes juridiques applicables auxquels Wallester est soumis, concernant par exemple la lutte contre le blanchiment d’argent, la comptabilité et les services de paiement.

Tierce personne désigne une personne avec laquelle le Candidat peut entretenir des relations étroites (comme des membres de sa famille) pouvant entraîner un conflit d’intérêts au sein de Wallester, ainsi que les personnes fournissant des références (telles que les anciens collègues ou responsables du Candidat).

2. Général

2.1 2.3 Cette Politique décrit comment Wallester traite les Données Personnelles des Candidats. Des informations détaillées sur le Traitement des Données Personnelles des Candidats peuvent également être précisées dans l’offre d’emploi.

2.2 2.3 Wallester garantit la confidentialité des Données Personnelles et a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les Données Personnelles contre l’accès non autorisé, la divulgation illicite, la perte accidentelle, la modification, la destruction ou tout autre Traitement illicite.

2.3 2.3 Wallester fait appel à des Sous-traitants pour le Traitement des Données Personnelles et prend les mesures nécessaires pour garantir que le Traitement des Données Personnelles des Candidats par les Sous-traitants s’effectue dans le cadre d’un contrat ou de la Législation Applicable et conformément aux instructions documentées de Wallester

3. Source et catégories de données personnelles

Les Données Personnelles sont collectées directement auprès du Candidat, par le biais des activités effectuées et des systèmes utilisés par le Candidat, ainsi qu’auprès de sources externes telles que des registres publics ou d’autres tiers (principalement des Sous-traitants) et des Tierces Personnes. Les catégories de Données Personnelles que Wallester collecte et traite sont :

Données d’identification telles que le nom, les coordonnées comme le numéro de téléphone et l’adresse e‑mail

Données professionnelles telles que la formation, le parcours professionnel et sa durée, l’intitulé de poste, les certificats de formation

Données financières telles que les engagements de dette, l’indication de revenus, la solvabilité.

Données relatives à la fiabilité telles que les données concernant d’éventuels conflits d’intérêts, y compris les données sur les activités professionnelles du Candidat, les données liées à l’AML, à la lutte contre le financement du terrorisme, aux sanctions financières ou à la criminalité organisée.

Données de communication telles que les données contenues dans les messages, les e‑mails, les images visuelles, les enregistrements vidéo et/ou audio, ainsi que d’autres conversations et interactions collectées lors du processus de recrutement et lorsqu’un Candidat participe à un entretien d’embauche.

Données démographiques telles que le pays de résidence, la nationalité et l’autorisation de travailler dans le pays (Estonie, Lettonie ou France, selon le lieu du poste auquel vous postulez).

Données sensibles telles que les catégories particulières de données personnelles (par exemple, les données concernant la santé) et les Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions telles que les données sur l’absence ou l’existence de condamnations pénales.

4. Finalité et base légale du traitement des données personnelles

Wallester traite les données personnelles du candidat principalement aux fins suivantes :

4.1 4.7 Gestion de la sélection des candidats pour les postes vacants

4.2 4.7 Gestion des données personnelles des candidats pour établir une relation de travail

4.3 4.7 Évaluation de l’adéquation

4.4 4.7 Gestion des candidats pour de futures opportunités d’emploi

4.5 4.7 Retours des candidats

4.6 4.7 Gestion de la conformité, audit interne et respect des obligations légales

4.7 4.7 Constatation, exercice et défense de droits en justice

5. Destinataires des données personnelles

Afin de mener à bien le processus de recrutement, Wallester peut partager les Données Personnelles des Candidats avec différents Destinataires. Ces Destinataires sont généralement :

5.1 5.4 Les autorités, telles que les autorités judiciaires et policières, les autorités fiscales, les autorités de tutelle et de contrôle, ainsi que les autorités d’enquête financière.

5.2 5.4 Auditeurs, conseillers juridiques et autres sous-traitants de données personnelles approuvés par Wallester (y compris les systèmes de gestion du recrutement, les cabinets de recrutement).

5.3 5.4 Institutions de règlement judiciaire et extrajudiciaire des litiges.

5.4 5.4 Personnes fournissant des références concernant le parcours professionnel antérieur du Candidat

Wallester ne partagera pas les données personnelles des candidats au-delà de ce qui est nécessaire à la finalité spécifique du traitement.

Les destinataires peuvent traiter les données personnelles en tant que sous-traitants et/ou responsables du traitement. Lorsque le destinataire traite les données personnelles des candidats pour son propre compte en tant que responsable du traitement, il est tenu de fournir aux personnes concernées les informations relatives à ce traitement de données personnelles.

6. Zone géographique de traitement

6.1 6.2 En règle générale, les Données personnelles sont traitées au sein de l’Union européenne/Espace économique européen (ci-après — UE/EEE), mais elles peuvent, dans certains cas, être transférées et traitées dans des pays situés en dehors de l’UE/EEE.

6.2 6.2 Le transfert et le traitement des données personnelles en dehors de l’UE/EEE peuvent avoir lieu à condition qu’il existe une base légale, par exemple l’exécution d’obligations légales, et que des garanties appropriées soient mises en place :

• Le pays situé hors de l’UE/EEE où se trouve le Destinataire dispose d’un niveau de protection des données adéquat, tel que décidé par la Commission européenne.
• Les clauses contractuelles types de l’UE ou d’autres clauses approuvées, codes de conduite ou certifications approuvées conformément au RGPD.

7. Durée de conservation

Vos Données Personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour le processus de recrutement et leur conservation dépend de la finalité du Traitement, comme suit :

• Si vous n’êtes pas retenu pour le poste, nous conserverons vos données pendant 24 mois afin de résoudre d’éventuels litiges découlant du processus de recrutement ;
• Si votre candidature n’est pas retenue pour le poste, nous conserverons également vos données pendant 24 mois afin de vous contacter pour vous proposer des offres d’emploi adaptées (à condition que le Candidat ait donné son consentement à cet effet), sauf si le Candidat retire son consentement avant ce délai.

8. Droits des candidats en tant que personnes concernées et coordonnées

En vertu de la Législation sur la protection des données, le Candidat dispose de droits en tant que personne concernée concernant le Traitement des Données Personnelles. Ces droits sont :

• Recevoir une confirmation indiquant si les Données Personnelles du Candidat sont Traitées par Wallester et, le cas échéant, y accéder
• Exiger que les Données Personnelles du Candidat soient corrigées si elles sont inadéquates, incomplètes ou inexactes.
• Demander l’effacement des données personnelles du candidat.
• Limiter le traitement des données personnelles du candidat.
• S’opposer au traitement des données personnelles du candidat si le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de Wallester
• S’opposer au traitement des données personnelles du candidat à des fins de marketing direct
• Recevoir les Données Personnelles fournies par le Candidat et Traitées sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat, dans un format électronique structuré et couramment utilisé, et, lorsque cela est possible, transmettre ces données à un autre Responsable du traitement (c’est-à-dire le droit à la portabilité des données).
• Retirer le consentement au traitement des données personnelles du candidat.

Une réponse à la demande de la personne concernée sera fournie au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande ; si nécessaire, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires.

Le Candidat peut exercer ses droits en adressant une demande à recruitment@wallester.com.

Si le Candidat estime que le Traitement de ses Données Personnelles porte atteinte à ses droits et intérêts en vertu de la Législation sur la Protection des Données, le Candidat peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité estonienne de protection des données (info@aki.ee ; Tatari 39, Tallinn Estonia).