Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojakäy­täntö

1. Määritelmät

Ehdokas tarkoittaa ketä tahansa luonnollista henkilöä, joka hakee tai on hakenut tehtävää Wallesterilta.

Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa sovellettavaa EU:n ja kansallista tietosuojalainsäädäntöä, jota Wallesterin on noudatettava, esimerkiksi asetusta (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR).

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka liittyvät suoraan tai välillisesti ehdokkaaseen.

Rekisterinpitäjä tarkoittaa tahoa, joka yksin tai yhdessä muiden kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tässä käytännössä kuvatussa henkilötietojen käsittelyssä Wallester on rekisterinpitäjä.

Henkilötietojen käsittelijä tarkoittaa tahoa, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Vastaanottaja tarkoittaa luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista tai muuta elintä, jolle Wallesterilla on oikeus luovuttaa henkilötietoja. Katso vastaanottajien ryhmät käytännön kohdasta 5.

Käsittely tarkoittaa mitä tahansa toimintoa tai toimintojen joukkoa, joka kohdistetaan henkilötietoihin (kuten keräämistä, tallentamista, säilyttämistä, poistamista, jakamista).

Sääntelylainsäädäntö tarkoittaa sovellettavia säädöksiä, joita Wallesterin on noudatettava ja jotka koskevat esimerkiksi rahanpesun torjuntaa, kirjanpitoa ja maksupalveluita.

Kolmas henkilö tarkoittaa henkilöä, johon ehdokkaalla voi olla läheinen suhde (kuten sukulaiset), joka voi johtaa eturistiriitaan Wallesterilla, sekä palautteen antajia (kuten ehdokkaan entiset kollegat ja esihenkilöt).

2. Yleistä

2.1 2.3 Tämä käytäntö kuvaa, miten Wallester käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja. Tarkempia tietoja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä voidaan lisäksi antaa työpaikkailmoituksessa.

2.2 2.3 Wallester varmistaa henkilötietojen luottamuksellisuuden ja on toteuttanut teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojatakseen henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, laittomalta luovuttamiselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä.

2.3 2.3 Wallester käyttää tietojenkäsittelijöitä henkilötietojen käsittelyyn ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tietojenkäsittelijät käsittelevät ehdokkaiden henkilötietoja sopimuksen tai lainsäädännön nojalla sekä Wallesterin dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.

3. Henkilötietojen lähteet ja ryhmät

Henkilötietoja kerätään suoraan hakijalta, hakijan toiminnan ja hänen käyttämiensä järjestelmien kautta sekä ulkoisista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä tai muilta kolmansilta osapuolilta (pääasiassa henkilötietojen käsittelijöiltä) ja kolmansilta henkilöiltä. Wallester kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

Tunnistetiedot, kuten nimi sekä yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Ammatilliset tiedot, kuten koulutus, työura ja sen kesto, tehtävänimike, koulutustodistukset.

Taloudelliset tiedot, kuten velkasitoumukset, tulotiedot ja maksukyky.

Luotettavuutta koskevat tiedot, kuten tiedot mahdollisista eturistiriidoista, mukaan lukien ehdokkaan liiketoimintaa koskevat tiedot, sekä rahanpesun estämiseen, terrorismin rahoittamisen torjumiseen, taloudellisiin pakotteisiin tai järjestäytyneeseen rikollisuuteen liittyvät tiedot.

Viestintätiedot, kuten viesteihin, sähköposteihin, kuviin, video- ja/tai äänitallenteisiin sisältyvät tiedot, sekä muut rekrytointiprosessin aikana ja ehdokkaan osallistuessa työhaastatteluun kerätyt keskustelut ja vuorovaikutustilanteet.

Demografiset tiedot, kuten asuinmaa, kansalaisuus ja työnteko-oikeus maassa (Viro, Latvia tai Ranska, haetun tehtävän sijainnista riippuen).

Arkaluonteiset tiedot, kuten erityiset henkilötietoryhmät (esimerkiksi terveyttä koskevat tiedot), ja rikostuomioita ja rikkomuksia koskevat tiedot, kuten tiedot rikostuomioiden puuttumisesta tai olemassaolosta.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Wallester käsittelee hakijan henkilötietoja ensisijaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

4.1 4.7 Ehdokasvalinnan hallinnointi avoimiin työpaikkoihin

4.2 4.7 Hakijan henkilötietojen hallinta työsuhteen solmimiseksi

4.3 4.7 Soveltuvuusarviointi

4.4 4.7 Ehdokkaiden hallinta tulevia työmahdollisuuksia varten

4.5 4.7 Hakijan palaute

4.6 4.7 Vaatimustenmukaisuuden hallinta, sisäinen tarkastus ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen

4.7 4.7 Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja määrittäminen

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Rekrytointiprosessin toteuttamiseksi Wallester voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja eri vastaanottajille. Vastaanottajia ovat yleensä:

5.1 5.4 Viranomaiset, kuten lainvalvontaviranomaiset, veroviranomaiset, valvonta- ja tarkastusviranomaiset sekä taloustutkintaviranomaiset.

5.2 5.4 Tilintarkastajat, oikeudelliset neuvonantajat ja muut Wallesterin hyväksymät henkilötietojen käsittelijät (ml. rekrytoinnin hallintajärjestelmät, rekrytointitoimistot).

5.3 5.4 Tuomioistuimet ja tuomioistuinten ulkopuoliset riidanratkaisuelimet

5.4 5.4 Ehdokkaan aiempaa työuraa koskevan palautteen antajat

Wallester ei jaa hakijoiden henkilötietoja enempää kuin on välttämätöntä kyseistä käsittelytarkoitusta varten.

Vastaanottajat voivat käsitellä henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöinä ja/tai rekisterinpitäjinä. Kun vastaanottaja käsittelee ehdokkaiden henkilötietoja omasta puolestaan rekisterinpitäjänä, vastaanottaja vastaa tietojen antamisesta rekisteröidyille kyseisestä henkilötietojen käsittelystä.

6. Käsittelyn maantieteellinen alue

6.1 6.2 Pääsääntöisesti henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin / Euroopan talousalueen (jäljempänä EU/ETA) alueella, mutta joissakin tapauksissa niitä voidaan siirtää ja käsitellä EU:n/ETA: n ulkopuolisissa maissa.

6.2 6.2 Henkilötietojen siirto ja käsittely EU-/ETA-alueen ulkopuolella voidaan toteuttaa edellyttäen, että sille on laillinen peruste, esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, ja asianmukaiset suojatoimet on toteutettu:

• EU-/ETA-alueen ulkopuolinen maa, jossa Vastaanottaja sijaitsee, tarjoaa EU:n komission päätöksen mukaisen riittävän tietosuojan tason.
• EU:n vakiolausekkeet tai muut GDPR:n mukaisesti hyväksytyt lausekkeet, käytännesäännöt tai sertifioinnit

7. Säilytysaika

Henkilötietojanne ei säilytetä kauemmin kuin rekrytointiprosessi edellyttää, ja säilytysaika määräytyy käsittelyn tarkoituksen mukaan seuraavasti:

• Jos teitä ei valita tehtävään, säilytämme tietojanne 24 kuukauden ajan rekrytointiprosessista mahdollisesti aiheutuvien riitojen ratkaisemiseksi;
• Jos teitä ei valita tehtävään, säilytämme tietojanne 24 kuukauden ajan voidaksemme ottaa teihin yhteyttä ja tarjota sopivia avoimia työpaikkoja (edellyttäen, että Ehdokas on antanut tähän suostumuksensa), ellei Ehdokas peruuta suostumustaan tätä ennen.

8. Ehdokkaiden oikeudet rekisteröityinä ja yhteystiedot

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti ehdokkaalla on henkilötietojen käsittelyä koskevat rekisteröidyn oikeudet. Näitä oikeuksia ovat:

• Saada vahvistus siitä, käsitteleekö Wallester ehdokkaan henkilötietoja, ja jos näin on, saada pääsy niihin
• Vaatia ehdokkaan henkilötietojen korjaamista, jos ne ovat puutteellisia, epätäydellisiä tai virheellisiä.
• Vaatia ehdokkaan henkilötietojen poistamista.
• Ehdokkaan henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
• Vastustaa ehdokkaan henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely perustuu Wallesterin oikeutettuihin etuihin.
• Vastustaa ehdokkaan henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten
• Saada ehdokkaan toimittamat henkilötiedot, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen täytäntöönpanon perusteella, jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ja mahdollisuuksien mukaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (ts. oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen)
• Peruuttaa suostumus ehdokkaan henkilötietojen käsittelyyn.

Toimitamme vastauksen rekisteröidyn pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta; tarvittaessa voimme pidentää tätä määräaikaa kahdella kuukaudella.

Ehdokas voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä asiaa koskevan pyynnön osoitteeseen recruitment@wallester.com.

Jos ehdokas katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely loukkaa hänen tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan ja etujaan, hän voi tehdä valituksen Viron tietosuojaviranomaiselle (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).