Kandidaadi isikuandmete töötlemise privaatsuspo­liitika

1. Mõisted

Kandidaat on iga füüsiline isik, kes kandideerib või on kandideerinud töökohale ettevõttes Wallester.

Andmekaitsealased õigusaktid tähendavad kohalduvaid EL-i ja siseriiklikke andmekaitsealaseid õigusakte, mis kohalduvad Wallesterile, näiteks määrus (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus ehk GDPR).

Isikuandmed on mis tahes teave, mis on otseselt või kaudselt Kandidaadiga seotud.

Vastutav töötleja on isik, kes üksi või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid. Käesolevas poliitikas kirjeldatud isikuandmete töötlemise puhul on Wallester vastutav töötleja.

Volitatud töötleja tähendab iga isikut, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel.

Vastuvõtja tähendab füüsilist või juriidilist isikut, riigiasutust või muud asutust, kellele Wallester tohib isikuandmeid avaldada. Vastuvõtjate kategooriad leiate Poliitika 5. jaotisest.

Töötlemine tähendab isikuandmetega tehtavat toimingut või toimingute kogumit (nagu kogumine, salvestamine, säilitamine, kustutamine, jagamine).

Regulatiivsed õigusaktid tähendavad kohalduvaid õigusakte, mida Wallester peab järgima, näiteks rahapesu tõkestamise, raamatupidamise ja makseteenustega seotud õigusakte.

Kolmas isik tähendab isikut, kellega Kandidaat võib olla lähedastes suhetes (näiteks sugulased), mis võib põhjustada huvide konflikti ettevõttes Wallester, samuti tagasiside andjaid (näiteks Kandidaadi endised kolleegid, juhid).

2. Üldine

2.1 2.3 Käesolev poliitika kirjeldab, kuidas Wallester töötleb kandidaatide isikuandmeid. Täpsem teave kandidaatide isikuandmete töötlemise kohta võib olla täiendavalt kirjeldatud töökuulutuses.

2.2 2.3 Wallester tagab isikuandmete konfidentsiaalsuse ja on rakendanud tehnilisi ning korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid volitamata juurdepääsu, ebaseadusliku avaldamise, juhusliku kaotsimineku, muutmise, hävitamise või mis tahes muu ebaseadusliku töötlemise eest.

2.3 2.3 Wallester kaasab isikuandmete töötlemiseks andmetöötlejaid ja võtab vajalikud meetmed tagamaks, et andmetöötlejad töötlevad kandidaatide isikuandmeid lepingu või õigusaktide alusel ning vastavalt ettevõtte Wallester dokumenteeritud juhistele.

3. Isikuandmete allikad ja kategooriad

Isikuandmeid kogutakse otse kandidaadilt, kandidaadi tegevuste ja kasutatavate süsteemide kaudu, samuti välistest allikatest, nagu avalikud registrid, või muudelt kolmandatelt osapooltelt (peamiselt andmetöötlejatelt) ja kolmandatelt isikutelt. Isikuandmete kategooriad, mida Wallester kogub ja töötleb, on järgmised:

Identifitseerimisandmed, nagu nimi, ning kontaktandmed, näiteks telefoninumber ja e‑posti aadress.

Tööalased andmed, nagu haridus, töökäik ja selle kestus, ametinimetus, koolitustunnistused

Finantsandmed, nagu võlakohustused, sissetuleku näitajad ja maksevõime.

Andmed usaldusväärsuse kohta, näiteks andmed võimaliku huvide konflikti kohta, sh andmed Kandidaadi äritegevuse kohta ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise, finantssanktsioonide või organiseeritud kuritegevusega seotud andmed.

Suhtlusandmed, nagu sõnumites, e-kirjades, visuaalsetes kujutistes, video- ja/või helisalvestistes sisalduvad andmed, samuti muud vestlused ja suhtlus, mis on kogutud värbamisprotsessi käigus ning Kandidaadi osalemisel tööintervjuul.

Demograafilised andmed, nagu elukohariik, kodakondsus ja õigus töötada riigis (Eestis, Lätis või Prantsusmaal, olenevalt kandideeritava ametikoha asukohast).

Tundlikud andmed, nagu isikuandmete eriliigid (näiteks terviseandmed), ja andmed süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegude kohta, nagu andmed süüdimõistvate kohtuotsuste puudumise või olemasolu kohta.

4. Isikuandmete töötlemise eesmärk ja õiguslik alus

Wallester töötleb kandidaadi isikuandmeid peamiselt järgmistel eesmärkidel:

4.1 4.7 Kandidaatide valiku haldamine vabadele ametikohtadele

4.2 4.7 Kandidaadi isikuandmete haldamine töösuhte loomiseks

4.3 4.7 Sobivuse hindamine

4.4 4.7 Kandidaatide haldamine tulevaste töövõimaluste jaoks

4.5 4.7 Kandidaadi tagasiside

4.6 4.7 Nõuetele vastavuse tagamine, siseaudit ja seadusest tulenevate kohustuste täitmine

4.7 4.7 Õigusnõuete koostamine, esitamine ja kaitsmine

5. Isikuandmete vastuvõtjad

Värbamisprotsessi läbiviimiseks võib Wallester jagada kandidaatide isikuandmeid erinevate vastuvõtjatega. Üldjuhul on vastuvõtjateks:

5.1 5.4 Ametiasutused, nagu õiguskaitseasutused, maksuhaldurid, järelevalve- ja kontrolliasutused ning finantsuurimisasutused.

5.2 5.4 Audiitorid, õigusnõustajad ja teised isikuandmete töötlejad, kelle Wallester on heaks kiitnud (sh värbamishaldussüsteemid, värbamisagentuurid).

5.3 5.4 Kohtulikud ja kohtuvälised vaidluste lahendamise asutused.

5.4 5.4 Kandidaadi varasema töökäigu kohta tagasiside andjad

Wallester ei jaga kandidaatide isikuandmeid rohkem, kui on vajalik töötlemise konkreetsel eesmärgil.

Vastuvõtjad võivad isikuandmeid töödelda volitatud töötlejatena ja/või vastutavate töötlejatena. Kui vastuvõtja töötleb kandidaatide isikuandmeid enda nimel vastutava töötlejana, vastutab vastuvõtja andmesubjektidele sellise isikuandmete töötlemise kohta teabe esitamise eest.

6. Töötlemise geograafiline piirkond

6.1 6.2 Üldreeglina töödeldakse isikuandmeid Euroopa Liidus / Euroopa Majanduspiirkonnas (edaspidi — EL/EMP), kuid teatud juhtudel võidakse neid edastada ja töödelda riikides väljaspool EL-i/EMP-d.

6.2 6.2 Isikuandmete edastamine ja töötlemine väljaspool EL-i/EMP-d võib toimuda tingimusel, et selleks on õiguslik alus, näiteks seadusest tulenevate kohustuste täitmine, ning rakendatud on asjakohased kaitsemeetmed:

• Vastuvõtja asukohariigis väljaspool EL-i/EMP-d on Euroopa Komisjoni otsuse kohaselt tagatud piisav andmekaitse tase.
• ELi standardsed lepinguklauslid või muud heakskiidetud klauslid, toimimisjuhendid või sertifikaadid, mis on heaks kiidetud vastavalt GDPR-ile

7. Säilitamisperiood

Teie isikuandmeid ei säilitata kauem, kui on värbamisprotsessiks vajalik, ning säilitamisaeg sõltub töötlemise eesmärgist järgmiselt:

• Kui teid ei valita ametikohale, siis säilitame teie andmeid 24 kuud värbamisprotsessist tulenevate võimalike vaidluste lahendamiseks;
• Kui te ei osutu valituks, säilitame teie andmeid 24 kuud eesmärgiga võtta teiega ühendust, et pakkuda sobivaid vabu töökohti (tingimusel, et Kandidaat on andnud selleks oma nõusoleku), välja arvatud juhul, kui Kandidaat võtab oma nõusoleku varem tagasi.

8. Kandidaatide kui andmesubjektide õigused ja kontaktandmed

Andmekaitse õigusaktide kohaselt on Kandidaadil seoses Isikuandmete töötlemisega andmesubjekti õigused. Need õigused on järgmised:

• Saada kinnitus selle kohta, kas Wallester töötleb Kandidaadi isikuandmeid, ja sellisel juhul saada neile juurdepääs.
• Nõuda kandidaadi isikuandmete parandamist, kui need on puudulikud, mittetäielikud või ebaõiged.
• Nõuda kandidaadi isikuandmete kustutamist.
• Kandidaadi isikuandmete töötlemise piiramine
• Esitada vastuväide kandidaadi isikuandmete töötlemisele, kui töötlemine põhineb ettevõtte Wallester õigustatud huvidel.
• Vastuväite esitamine kandidaadi isikuandmete töötlemisele otseturunduseks
• Saada isikuandmed, mille kandidaat on esitanud ja mida töödeldakse nõusoleku või lepingu täitmise alusel, struktureeritud ja laialdaselt kasutatavas elektroonilises vormingus, ning võimaluse korral edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale (st õigus andmete ülekantavusele).
• Võtta tagasi nõusolek kandidaadi isikuandmete töötlemiseks

Vastus andmesubjekti taotlusele esitatakse hiljemalt ühe kuu jooksul alates taotluse kättesaamisest; vajaduse korral võib seda tähtaega pikendada veel kahe kuu võrra.

Kandidaat saab oma õigusi teostada, esitades vastava taotluse aadressile recruitment@wallester.com.

Kui Kandidaat leiab, et Kandidaadi isikuandmete töötlemine rikub andmekaitsealastest õigusaktidest tulenevaid Kandidaadi õigusi ja huve, võib Kandidaat esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).