Datenschutz­richtlinie zur Verarbeitung personenbezo­gener Daten von Bewerbenden

1. Definitionen

Bewerber bezeichnet jede natürliche Person, die sich um eine Stelle bei Wallester bewirbt oder beworben hat.

Datenschutzgesetzgebung bezeichnet die anwendbaren EU- und nationalen Datenschutzgesetze, denen Wallester unterliegt, wie beispielsweise die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung oder DSGVO).

Personenbezogene Daten bezeichnen alle Informationen, die sich direkt oder indirekt auf eine bewerbende Person beziehen.

Verantwortlicher bezeichnet jede Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Für die in dieser Richtlinie beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Wallester der Verantwortliche.

Auftragsverarbeiter bezeichnet jede Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Empfänger bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde oder eine andere Stelle, der Wallester berechtigt ist, personenbezogene Daten offenzulegen. Die Kategorien von Empfängern finden Sie in Abschnitt 5 der Richtlinie.

Verarbeitung bezeichnet jeden Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (wie Erhebung, Erfassung, Speicherung, Löschung, Weitergabe).

Regulatorische Vorschriften bezeichnet die geltenden Rechtsakte, denen Wallester unterliegt, beispielsweise in den Bereichen Geldwäschebekämpfung, Buchführung und Zahlungsdienste.

Dritte Person bezeichnet eine Person, zu der die bewerbende Person in einer engen Beziehung stehen könnte (z. B. Verwandte), die zu einem Interessenkonflikt bei Wallester führen kann, sowie Referenzgebende (wie z. B. ehemalige Kolleginnen und Kollegen oder Führungskräfte der bewerbenden Person).

2. Allgemeines

2.1 2.3 Diese Richtlinie beschreibt, wie Wallester die personenbezogenen Daten von Bewerbenden verarbeitet. Detaillierte Informationen zur Verarbeitung dieser Daten können zusätzlich in der jeweiligen Stellenanzeige aufgeführt sein.

2.2 2.3 Wallester gewährleistet die Vertraulichkeit personenbezogener Daten und hat technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um diese vor unbefugtem Zugriff, unrechtmäßiger Offenlegung, versehentlichem Verlust, Veränderung, Zerstörung oder jeglicher anderen unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen.

2.3 2.3 Wallester beauftragt Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten und unternimmt die erforderlichen Schritte, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Bewerbenden durch Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags oder gesetzlicher Vorschriften sowie gemäß den dokumentierten Weisungen von Wallester erfolgt.

3. Quelle und Kategorien personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden direkt bei den Bewerbenden, durch die von ihnen durchgeführten Aktivitäten und genutzten Systeme sowie aus externen Quellen wie öffentlichen Registern oder von sonstigen Dritten (hauptsächlich Auftragsverarbeitern) und Drittpersonen erhoben. Wallester erhebt und verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Identifikationsdaten wie Name, Kontaktdaten wie Telefonnummer und E‑Mail-Adresse.

Berufliche Daten wie Ausbildung, beruflicher Werdegang und Dauer, Berufsbezeichnung, Fortbildungsnachweise.

Finanzdaten wie Verbindlichkeiten, Einkommensverhältnisse, Bonität.

Daten zur Vertrauenswürdigkeit wie Daten zu möglichen Interessenkonflikten, inkl. Daten zu den geschäftlichen Aktivitäten der bewerbenden Person, Daten in Bezug auf AML, die Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung, Finanzsanktionen oder organisierte Kriminalität.

Kommunikationsdaten wie Daten, die in Nachrichten, E‑Mails, Bildern, Video- und/oder Audioaufnahmen enthalten sind, sowie sonstige Gespräche und Interaktionen, die während des Bewerbungsverfahrens und bei der Teilnahme von Bewerbenden an einem Vorstellungsgespräch erfasst werden.

Demografische Daten wie Wohnsitzland, Staatsangehörigkeit und Arbeitsberechtigung für das jeweilige Land (Estland, Lettland oder Frankreich, je nach Standort der Stelle, auf die Sie sich bewerben).

Sensible Daten wie besondere Kategorien personenbezogener Daten (zum Beispiel Daten zur Gesundheit) und Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten wie Daten über das Fehlen oder Vorliegen strafrechtlicher Verurteilungen.

4. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wallester verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbenden hauptsächlich zu folgenden Zwecken:

4.1 4.7 Verwaltung der Kandidatenauswahl für offene Stellen

4.2 4.7 Verwaltung personenbezogener Bewerberdaten zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

4.3 4.7 Eignungsprüfung

4.4 4.7 Verwaltung von Bewerbenden für zukünftige Stellenangebote

4.5 4.7 Feedback von Bewerbenden

4.6 4.7 Sicherstellung der Compliance, interne Revision und Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4.7 4.7 Geltendmachung, Ausübung und Feststellung von Rechtsansprüchen

5. Empfänger personenbezogener Daten

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens kann Wallester die personenbezogenen Daten der Bewerbenden an verschiedene Empfänger weitergeben. Diese Empfänger sind im Allgemeinen:

5.1 5.4 Behörden wie Strafverfolgungsbehörden, Steuerbehörden, Aufsichts- und Kontrollbehörden sowie Finanzermittlungsbehörden.

5.2 5.4 Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater und andere von Wallester zugelassene Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten (inkl. Bewerbermanagementsysteme, Personalvermittlungsagenturen)

5.3 5.4 Gerichtliche und außergerichtliche Streitbeilegungsstellen

5.4 5.4 Feedbackgeber zum bisherigen beruflichen Werdegang der bewerbenden Person

Wallester wird die personenbezogenen Daten der Bewerbenden nicht über das für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderliche Maß hinaus weitergeben.

Empfänger können die personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter und/oder als Verantwortliche verarbeiten. Wenn der Empfänger die personenbezogenen Daten der Bewerbenden in eigenem Namen als Verantwortlicher verarbeitet, ist er dafür verantwortlich, den betroffenen Personen Informationen über diese Verarbeitung der personenbezogenen Daten bereitzustellen.

6. Geografisches Gebiet der Verarbeitung

6.1 6.2 In der Regel werden personenbezogene Daten innerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums (im Folgenden — EU/EWR) verarbeitet, können jedoch in einigen Fällen in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt und dort verarbeitet werden.

6.2 6.2 Die Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR kann erfolgen, sofern eine Rechtsgrundlage besteht, wie beispielsweise die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, und angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden:

• Das Land außerhalb der EU/des EWR, in dem sich der Empfänger befindet, verfügt gemäß Beschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau.
• Die EU-Standardvertragsklauseln oder andere genehmigte Klauseln, Verhaltensregeln oder Zertifizierungen, die gemäß der DSGVO genehmigt wurden.

7. Aufbewahrungs­frist

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht länger gespeichert, als es für den Bewerbungsprozess erforderlich ist. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich wie folgt nach dem Zweck der Verarbeitung:

• Falls Sie für die Position nicht ausgewählt werden, speichern wir Ihre Daten für 24 Monate, um mögliche Streitigkeiten aus dem Bewerbungsverfahren beizulegen;
• Sollten Sie für die Position nicht ausgewählt werden, speichern wir Ihre Daten ebenfalls für 24 Monate, um Sie bezüglich passender Stellenangebote zu kontaktieren (vorausgesetzt, Sie haben hierzu Ihre Einwilligung erteilt), es sei denn, Sie widerrufen diese Einwilligung vorab.

8. Rechte der Bewerbenden als betroffene Personen und Kontaktdaten

Gemäß der Datenschutzgesetzgebung stehen Bewerbenden hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten die Rechte einer betroffenen Person zu. Diese Rechte umfassen:

• Eine Bestätigung darüber erhalten, ob Wallester die personenbezogenen Daten der bewerbenden Person verarbeitet, und, falls ja, darauf zugreifen
• Die Berichtigung der personenbezogenen Daten der bewerbenden Person verlangen, wenn diese unzureichend, unvollständig oder unrichtig sind.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten der Bewerbenden verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Bewerbenden
• Der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der bewerbenden Person widersprechen, sofern die Verarbeitung auf den berechtigten Interessen von Wallester beruht.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Bewerbenden für Direktmarketing
• Die personenbezogenen Daten, die die bewerbende Person bereitgestellt hat und deren Verarbeitung auf einer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags beruht, in einem strukturierten, gängigen elektronischen Format zu erhalten und, sofern möglich, diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln (d. h. Recht auf Datenübertragbarkeit).
• Die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten der bewerbenden Person widerrufen.

Die Beantwortung der Anfrage der betroffenen Person erfolgt spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang; falls erforderlich, kann diese Frist um zwei weitere Monate verlängert werden.

Bewerbende können ihre Rechte geltend machen, indem sie eine entsprechende Anfrage an recruitment@wallester.com senden.

Wenn die bewerbende Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ihre Rechte und Interessen gemäß der Datenschutzgesetzgebung verletzt, kann sie eine Beschwerde bei der estnischen Datenschutzbehörde (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia) einreichen.