Privatlivspoli­tikken for behandling af kandidaters personoplysnin­ger

1. Definitioner

Kandidat betyder enhver fysisk person, som ansøger/har ansøgt om en stilling hos Wallester.

Databeskyttelseslovgivning betyder den gældende EU- og nationale databeskyttelseslovgivning, som Wallester er underlagt, for eksempel forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen eller GDPR).

Personoplysninger betyder enhver oplysning, der direkte eller indirekte vedrører en Kandidat.

Dataansvarlig betyder enhver, der alene eller i fællesskab med andre fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til behandling af personoplysninger. For den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne politik, er Wallester den dataansvarlige.

Databehandler betyder enhver, der behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Modtager betyder en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighed eller et andet organ, som Wallester har ret til at videregive personoplysninger til. Se kategorierne af modtagere i afsnit 5 i politikken.

Behandling betyder enhver handling eller række af handlinger, der udføres med personoplysninger (såsom indsamling, registrering, opbevaring, sletning, deling).

Regulatorisk lovgivning betyder de gældende love og regler, som Wallester er underlagt, for eksempel vedrørende AML, bogføring og betalingstjenester.

Tredjeperson betyder en person, som kandidaten kan have en tæt relation til (såsom slægtninge), der kan føre til interessekonflikter hos Wallester, samt personer, der giver feedback (såsom kandidatens tidligere kolleger og ledere).

2. Generelt

2.1 2.3 Denne politik beskriver, hvordan Wallester behandler kandidaters persondata. Detaljeret information om behandlingen af kandidaters persondata kan desuden fremgå af jobannoncen.

2.2 2.3 Wallester sikrer fortroligheden af personoplysninger og har implementeret tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, ulovlig videregivelse, utilsigtet tab, ændring, ødelæggelse eller enhver anden ulovlig behandling.

2.3 2.3 Wallester benytter databehandlere til behandling af personoplysninger og træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at databehandlernes behandling af kandidaters personoplysninger sker i henhold til en kontrakt eller gældende lovgivning og i overensstemmelse med Wallesters dokumenterede instruktioner.

3. Kilde og kategorier af personoplysninger

Wallester indsamler personoplysninger direkte fra dig som kandidat, gennem de aktiviteter, du udfører, og de systemer, du bruger, samt fra eksterne kilder såsom offentlige registre eller andre tredjeparter (primært databehandlere) og tredjepersoner. De kategorier af personoplysninger, som Wallester indsamler og behandler, er:

Identifikationsoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger som telefonnummer og e‑mailadresse

Professionelle data såsom uddannelse, erhvervskarriere og varighed, jobtitel, kursusbeviser.

Finansielle data såsom gældsforpligtelser, angivelse af indkomst, solvens

Data om troværdighed såsom data vedrørende mulige interessekonflikter, inkl. data om kandidatens forretningsaktiviteter, data relateret til AML, bekæmpelse af terrorfinansiering, finansielle sanktioner eller organiseret kriminalitet.

Kommunikationsdata såsom data indeholdt i beskeder, e‑mails, billeder, video- og/eller lydoptagelser samt andre samtaler og interaktioner, der indsamles under rekrutteringsprocessen, og når en Kandidat deltager i en jobsamtale.

Demografiske data såsom bopælsland, statsborgerskab og ret til at arbejde i landet (Estland, Letland eller Frankrig, afhængigt af hvor den ansøgte stilling er placeret).

Følsomme oplysninger såsom særlige kategorier af personoplysninger (for eksempel helbredsoplysninger) og Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser såsom oplysninger om fravær eller forekomst af straffedomme.

4. Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Wallester behandler primært kandidatens personoplysninger til følgende formål:

4.1 4.7 Håndtering af kandidatudvælgelse til ledige stillinger

4.2 4.7 Håndtering af kandidaters personoplysninger for at etablere ansættelse

4.3 4.7 Egnethedsvurdering

4.4 4.7 Håndtering af kandidater til fremtidige jobmuligheder

4.5 4.7 Kandidatfeedback

4.6 4.7 Håndtering af compliance, intern revision og opfyldelse af lovmæssige forpligtelser

4.7 4.7 Fastlæggelse, udøvelse og definition af retskrav

5. Modtagere af personoplysninger

For at kunne gennemføre rekrutteringsprocessen kan Wallester dele kandidaternes personoplysninger med forskellige modtagere. Modtagerne er generelt:

5.1 5.4 Myndigheder, såsom retshåndhævende myndigheder, skattemyndigheder, tilsyns- og kontrolmyndigheder samt finansielle efterforskningsmyndigheder.

5.2 5.4 Revisorer, juridiske rådgivere og andre databehandlere godkendt af Wallester (inkl. rekrutteringssystemer, rekrutteringsbureauer).

5.3 5.4 Retslige og udenretslige tvistbilæggelsesorganer

5.4 5.4 Personer, der giver feedback vedrørende kandidatens tidligere erhvervskarriere

Wallester deler ikke kandidaters personoplysninger mere end nødvendigt for det specifikke formål med behandlingen.

Modtagere kan behandle personoplysningerne som databehandlere og/eller dataansvarlige. Når modtageren behandler kandidaters personoplysninger på egne vegne som dataansvarlig, har modtageren ansvaret for at informere de registrerede om denne behandling af personoplysninger.

6. Geografisk område for behandling

6.1 6.2 Som hovedregel behandles personoplysninger inden for Den Europæiske Union/Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (herefter — EU/EØS), men i visse tilfælde kan de overføres til og behandles i lande uden for EU/EØS.

6.2 6.2 Overførsel og behandling af personoplysninger uden for EU/EØS kan finde sted, forudsat at der er et lovligt grundlag, for eksempel opfyldelse af retlige forpligtelser, og at der er truffet passende sikkerhedsforanstaltninger:

• Landet uden for EU/EØS, hvor modtageren befinder sig, har et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau som fastslået af EU-Kommissionen.
• EU’s standardkontraktbestemmelser eller andre godkendte bestemmelser, adfærdskodekser, certificeringer godkendt i overensstemmelse med GDPR.

7. Opbevaringspe­riode

Vi opbevarer ikke dine personoplysninger længere end nødvendigt for rekrutteringsprocessen, og opbevaringstiden afhænger af formålet med behandlingen som følger:

• Hvis du ikke får stillingen, opbevarer vi dine data i 24 måneder for at kunne løse eventuelle tvister i forbindelse med rekrutteringsprocessen;
• Hvis du ikke bliver valgt til stillingen, opbevarer vi også dine data i 24 måneder for at kunne kontakte dig med relevante jobtilbud (forudsat at du har givet samtykke til dette), medmindre du trækker dit samtykke tilbage inden da.

8. Kandidaters rettigheder som registrerede og kontaktoplysnin­ger

I henhold til databeskyttelseslovgivningen har kandidaten rettigheder som registreret i forbindelse med behandling af personoplysninger. Disse rettigheder er:

• Få bekræftelse på, om Wallester behandler kandidatens personoplysninger, og i givet fald få adgang til dem.
• Kræve at få rettet kandidatens personoplysninger, hvis de er utilstrækkelige, ufuldstændige eller ukorrekte
• Kræve sletning af kandidatens personoplysninger.
• Begræns behandlingen af kandidatens personoplysninger.
• Gøre indsigelse mod behandling af kandidatens personoplysninger, hvis behandlingen er baseret på Wallesters legitime interesser.
• Gøre indsigelse mod behandling af kandidatens personoplysninger til direkte markedsføring
• Modtage de personoplysninger, du har givet os, og som behandles på baggrund af samtykke eller opfyldelse af en aftale, i et struktureret, almindeligt anvendt elektronisk format, og, hvor det er muligt, få overført disse data til en anden dataansvarlig (dvs. retten til dataportabilitet).
• Tilbagekalde samtykket til at behandle kandidatens personoplysninger.

Vi besvarer din anmodning senest en måned efter modtagelsen. Ved behov kan denne frist forlænges med yderligere to måneder.

Kandidaten kan gøre sine rettigheder gældende ved at sende en anmodning til recruitment@wallester.com.

Hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger krænker dine rettigheder og interesser i henhold til databeskyttelseslovgivningen, kan du indgive en klage til Det Estiske Datatilsyn (info@aki.ee; Tatari 39, Tallinn Estonia).